مفاهیم و تعاریف اثر بخشی و کارایی آن در سازمان ها

اثر بخشی سازمانی :

در سازمانهای امروزی اثر بخشی سازمانی یکی از مباحث مهم بشمار می آید. به طور کلی همه سازمانها تلاش می کنند تا بقاء حیات و ارتقای سازمان خود را افزایش دهند.یکی از عمده ترین ملاکها و معیارهای سازمانی که به تحقیق این امر کمک می کند ، اثر بخشی سازمان می باشد . در خصوص توافق بر مفهوم اثر بخشی مسایل و ابهامات متعددی قابل ملاحظه است، اما با وجود این همه آنها در این امر که اثر بخشی موضوعی مهم در مباحث سازمان مدیریت است، اتفاق نظر داشته و صریحا”آن را تایید می کنند.

لذا هر سازمانی که به دنبال حفظ و بقاء حیات و ارتقاء پیشرفت و موفقیت خود است، سعی در افزایش اثر بخشی خود دارد.گوردن1 می نویسد: «محققان استدلال می کنند که خدمات اثر بخشی در همه تجزیه و تحلیل تحلیلهای سازمانی به عنوان یک محور عمل می کندو هدف برنامه ریزی سازمانی و تغییر سازمانی محسوب می شود».(Gordan,1991,P.743)

در سازمانهای آموزشی نیز مباحث اثر بخشی جایگاه ویژه ای به خود اختصاص داده است.آموزشگاهها و مدیریت اثربخش اثرات بسیار مطلوبی بر روی کل جامعه می گذارد. چرا که سازمان آموزش و پرورش با همه نظامها و خرده نظامهای اجتماعی به نوعی مرتبط است. به عبارت دیگر نیروی انسانی مربوط به همه نظامهای اجتماعی،اقتصادی،سیاسی و فرهنگی از طریق نظام آموزشی تربیت شده و تامین می شوند. لذا اثر بخشی این نظامها(آموزشی) بسیار حائز اهمیت بوده و مدیریت آنها باید سعی و تلاش بسیاری را در این راه از خود نشان دهند.

مفاهیم و تعاریف اثر بخشی :

این مسئله که نمی توان تعریف مشترکی برای اثر بخشی سازمانی ارائه نمود، مورد پذیرش اکثریت دانشمندان می باشد. البته با نگاهی به کتب اخیر در این رابطه مشاهده می کنیم که محققین به سوی یک توافق بر روی اثر بخشی و ارائه تعریفی مشترک برای آن گامهایی برداشته اند. چنانچه می توان اذعان داشت که همه ما تعدادی از تعاریف عملیاتی را به عنوان اصول منظم،محفوظ نموده و بکار می بریم.(ممی زاده،1374)

در زیر تعدادی از تعاریف اثر بخشی :

-اثر بخشی سازمان عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدفهای مورد نظر خود نایل می آید.(دفت[1]،1380)

-اثر بخشی سازمان عبارت است از درجه همخوانی نتایج عملی سازمان با نتایج مورد نظر است.(هوی و میسکل[2]،1370،ج1)

-اگر برای سازمان مدلی عقلانی قائل شویم می توانیم اثر بخشی سازمانی را توانایی سازمان برای دست یابی به اهداف ان تعریف کنیم و اگر سازمان را یک سیستم اجتماعی تلقی کنیم، اثر بخشی را بر حسب قابلیت سازگاری سازمان با شرایط محیطی تعریف خواهیم کرد.(علاقه بند،1372)

-علاقه بند هدف از ایجاد سازمان را دستیابی به اهداف از طریق رفتارهای اثربخش می داند.در این زمینه بر این باورند که سازمانها به این منظور به وجود آمده اند که به عنوان موثر ترین و کارسازترین واحدهای اجتماعی هدفهای خود را در حد انتظارات جامعه تحقق بخشند. از این رو تمام کوششهای سازمانی در جهت ترویج و تشویق رفتارهایی است که از لحاظ سازمان،اثربخش و مولد و از لحاظ کارکنان سازمان رضایت بخش و پاداش دهنده باشد.(علاقه بند،1372)

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   دیابت را درمان کنیم!!

هوی و میسکل ، برمبنای مدل هدف ، اثر بخشی را بر حسب درجه کسب هدف تعریف نموده بر مبنای مدل منبع سیستم اثر بخشی را توانایی سازمان برای کسب منابع می دانند ( هوی و میسکل ، 1371 ،ج2)

اقتداری در مورد اثر بخشی آورده است که منظور از اثر بخشی تحقق هدفهای سازمان است ، صرفنظر از میزان منابع انسانی و مادی مصروفه . (اقتداری ،1381)

اتزیونی[3] نیز بر این باور است که سازمانی اثر بخش است که نتایج قابل مشاهده  آن مساوی با اهداف یا بیشتر از آن باشد. (نیکنامی ، 1357)

مفهوم اثربخشی و کارایی :

در کتابهای سازمان و مدیریت اغلب اثربخشی را به معنی میزان تحقق اهداف سازمان و کارایی را به معنی صرف حداقل منابع در جهت تحقق اهداف مطرح می کنند. سازمان و مدیریت باید هم اثربخش باشند، یعنی موجبات تحقق اهداف سازمان را فراهم آورند و هم کارآمد باشند. یعنی در راه تحقق اهداف ، حداقل منابع را مصرف کنند.شکل شماره10-2 این مفهوم از اثربخشی و کارایی را نشان می دهد.

  تحقق هدفها
غیر اثربخش :

هدفها در حد کمی تحقق می یابند

اثربخش :

هدفها در حد کمی تحقق می یابند

 

 

کاربرد منابع

کارآمد :

حداقل منابع با حداکثر بازدهی به کار برده می شوند

هدفها چندان تحقق نمی یابند.اتلاف منابع صورت نمی گیرد هدفها در حد زیاد تحقق نمی یابند.اتلاف منابع صورت نمی گیرد.
نا کارآمد:

منابع با بازدهی کم به کار برده می شود

هدفها چندان تحقق نمی یابند.اتلاف منابع صورت می گیرد هدفها در حد زیاد تحقق نمی یابند.اتلاف منابع صورت می گیرد.

شکل شماره 10-2 : مفهوم اثربخشی و کارایی

(پرداختچی ، 1375)

در برنامه ریزی جامع (استراتژیک) اثربخشی یعنی انتخاب هدفهای اصلی و اساسی و دست یافتن به آنها مورد نظر می باشد. به عبارت دیگر، در برنامه ریزی جامع با تاکید بر اثربخشی می کوشیم تا کارهای درست انجام دهیم . (هدفهای صحیح انتخاب کنیم) در برنامه ریزی عملیاتی یا اجرایی، کارایی یعنی دست یافتن به هدفهای تعیین شده با حداکثر بازدهی مورد تاکید است. به عبارت دیگر در برنامه ریزی عملیاتی با تاکید بر کارایی می کوشیم که کارها درست انجام شود.( حداکثر استفاده از منابع)

اثربخشی و کارایی مقوله همه یا هیچ نیست. اثربخشی درجاتی دارد و نسبی است. هرچه سازمان به تحقق اهداف نزدیک شود و میزان تحقق اهداف بیشتر باشد، سازمان و مدیریت اثربخش تر است. کارآمدی نیز درجاتی دارد و نسبی است. هرچه منابع کمتری جهت تحقق اهداف صرف شود، مدیریت سازمان کار آمدتر است

[1] – Daft

[2] – Hoy & Mischel

[3] – Etzioni