برون سپاری با رویکرد بهره وری در سازمان ها

13 برون سپاری با رویکرد بهره وری

سازمان ها برای دستیابی به بهره وری باید تعدادی از فرآیند های خود را برون سپاری کنند. بهره وری از دو جزء اصلی«کارایی» و «اثربخشی» تشکیل می شود که سنجش هر یک از این دو عنصر، میزان بهره وری سازمان را مشخص می‌سازد. از دیدگاه دیگر اثربخشی نگاه به بیرون و کارآیی نگاه به درون سازمان دارد. برای سنجش کارآیی، سازمان به عملیات درونی خود و نحوه صرف منابع می پردازد تا اینکه دریابد هر خدمت چند واحدپولی هزینه در برداشته و براساس استانداردها این هزینه تا چه حد توجیه پذیر است و در سنجش اثربخشی، سازمان به بیرون می نگرد تا دریابد خدمات چه اثراتی بر جامعه مشتریان بر جای گذارده است. از اینرو برون سپاری سازمان ها گاهی برای حصول به کارآیی بیشتر و گاهی در جهت دستیابی به اثربخشی صورت می پذیرد. البته برون سپاری برخی از فعالیت ها به این دلیل صورت می‌گیرد که مدیریت اینگونه فعالیت ها زمان زیادی را به خود اختصاص می دهد از اینرو برون سپاری باعث می شود تا مدیران بتوانند بدون دغدغه فکری به مسایل اصلی تر در راستای اهداف سازمان بپردازند که این خود بر افزایش بهره وری تأثیر مستقیم می گذارد(اشرف زاده، 1383).

بررسی افزایش بهره وری سازمان ها نیاز به مشاور در برون سپاری داشته، زیرا برون سپاری یک تصمیم گیری راهبردی است که این تصمیم گیری تأثیرات خیلی بنیادی می تواند بر عملکرد و هزینه های یک شرکت داشته باشد. هزینه اقتصادی و معنوی برون سپاری هم اگر درست اتفاق نیفتد، می تواند خیلی جدی باشد و اساساً حیات و ادامه فعالیت شرکت را به ویژه در یک بازار رقابتی زیر سؤال ببرد. بنابراین برون سپاری یک تصمیم ساده نیست و نیازمند تخصص های متنوعی است که کمک می کند تا سازمان تصمیمات درست و اثربخشی را اتخاذ کند. برای اینکه این تصمیم گیری بر مبنای سعی و خطا اتفاق نیفتد، باید این فرایند از طریق کسانی که این موضوع،  مفهوم و روش را می‌شناسند صورت گیرد، مشاوران می توانند چنین نقشی را ایفا کنند. شرکت ها اعم از ارائه کننده و دریافت کننده فعالیت های برون سپاری نیازمند مشاوره هستند؛ زیرا در این فرایند بحث مدیریت ریسک در میان می آید. مشاور در این زمینه می تواند کمک کند که ریسک های متنوع در طول فرایند را قابل تحمل کند. چون ریسک را کامل نمی توان از بین برد و این فرایند در هر حال با ریسک همراه خواهد بود. مهم این است که این ریسک به خوبی مدیریت شود. و بسیاری از شرکت ها به این دلیل نیاز به مشاور پیدا می کنند که نمی خواهند قابلیت کلیدی خود را برون سپاری کنند، بلکه به دنبال قابلیت های غیر کلیدی برای برون سپاری هستند. که باید این قابلیت ها شناسایی شوند. مشاور می تواند عامل تغییر باشد، برای اینکه بتوانند نگرش های سنتی نانوشته در سازمان ها را زیر سؤال ببرد و از این طریق سازمان ها به یک پارادایم جدید برسند و خودشان را منطبق با شرایط جدید بکنند. همچنین وقتی یک فعالیت برون سپاری می شود، تغییراتی در ساختارها و وظایف سازمان صورت می گیرد. تعدیل نیرو و انتقال مالکیت اتفاق می افتد. اینها مسائل جدی و اساسی است که هر کدام از مدیران شرکت نسبت به آن موضع دارند. در این حالت مشاور می تواند به عنوان یک نهاد مستقل بیرونی با یک زمینه علمی قضاوت تخصصی بکند، نه قضاوتی که مبتنی بر سلایق، علایق و دیدگاه های شخصی کسانی باشد که درگیر پروژه هستند. بنابراین در تمام این موارد شرکت ها نیاز به مشاور پیدا می کنند تا بتوانند تصمیمات استراتژیک درستی بگیرند(سالونه، 1390).

2-14 نظرات موافق و مخالف برون سپاری در کتابخانه ها

در جهان تجارت، فعالیت هایی که از منظر سازمان های تجاری دارای محوریت نیستند آن هایی هستند که به احتمال بسیار زیاد به شرکت های خدمات دهنده واگذار می شوند، در حالی که فعالیت های محوری و مرکزی به صورت درون سازمانی انجام می شوند. در این مرحله مسئله ی اصلی این پرسش است: چه چیزی صلاحیت محوری یک فعالیت را تعیین می کند؟ کتابخانه ها خدماتی که ارائه می دهند، و چگونگی سازمان دهی منابع برای ارائه ی این خدمات پارادایمی متغیر و مسئله ای مورد بحث است (عظیم زاد، 1389). در سال 1998، دوبرلی[1]، معتقد بود که تنها کتابخانه های برون سپاری شده می توانند در شرایط سخت اقتصادی دوام بیاورند. بدون زیر سؤال بردن نگرش دوبرلی، او ادعا می کند که کتابخانه هایی که در شرایط بد اقتصادی قرار گرفته اند و مجبورند خدماتی بیشتر با منافعی کمتر ارائه کنند، تنها در صورتی در این کار موفق خواهند بود که از برون سپاری استفاده کنند. وی اظهار می دارد که کتابداران باید برون سپاری را به عنوان ابزاری جهت نیل به هدف فراهم کردن خدمات بهتر با هزینه ی کمتر و حصول اطمینان از بهره مندی کاربران از این خدمات مدنظر قرار دهند (دوبرلی، 1998).

مایکل گورمن[2] ، (1995) از منتقدان صریح برون سپاری به خصوص از نوع فهرست نویسی و خدمات فنی است. او به تندی می گوید فهرست نویسی برون سپاری شده «فساد اساسی شایستگی کتابخانه است». او اخیراً در مطلبی نوشته است که «مدیرانی که تصمیم به عقد قرارداد با خدمات دهندگان برای فهرست نویسی، انتخاب و یا خدمات دیگر می‌گیرند در واقع اعلام می دارند که مهارت های حرفه ای کتابداری و تجربیات مرتبط با آن قابلیت جایگزینی با خدمات دهندگانی را دارند که نه دارای آن مهارت ها و نه تجربه ی آن هستند». و نیز، وی در سال 1998 مخالف برون‌سپاری است به این دلیل که از دیدگاه وی این مسئله ما را به سمت تحقیر غیر قابل اجتناب خدمات رسانی می برد. دلیل دیگر مخالفت او با برون سپاری، اعتقاد وی مبنی بر تحلیل پایه های حرفه ی کتابداری است.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   عوامل موثر بر بروز تعارضات خانواده

شومان[3]، (1998) ریاست سابق [4]ALA ، (انجمن کتابداری امریکا) دارای اعتقاداتی شدیدتر راجع به برون سپاری است. از دیدگاه او برون سپاری وخصوصی سازی – که او به آن ها صرفاً به عنوان دو چهره ی متفاوت از یک پدیده نگاه می کند –  حتی معتقد است که بخش خصوصی توانایی انجام این کار را داشته و مسئولیتش را به نحو احسن انجام خواهد داد و مسئولیت پذیری بخش خصوصی در بازار از بوروکراسی دولتی بوده و در نهایت کتابخانه ها همواره برون‌سپاری کرده اند و مدیران باید اختیار انجام این کار را داشته باشند.

در سال 1999، در پاسخ به تغییر خدمات از درون سازمانی به برون سپاری در تعداد بسیار زیادی از کتابخانه ها، انجمن کتابداری امریکا (ALA) تصمیم به بررسی ” ارزش اساسی برون سپاری و خصوصی سازی در خدمات کتابخانه‌ای ” کرده است. این ارزش ها مشتمل بر موارد زیر است:

  • کتابخانه ها کالایی ضروری و برای استفاده ی عموم بوده و در جوامع دموکراتیک از موسسات اساسی محسوب می شوند.
  • آزادی فکری مزیتی اساسی در جوامع دموکراتیک است. به همین دلیل طبق اصل اول قانون اساسی، انجمن کتابخانه ی امریکا از حق کاربران کتابخانه ها برای خواندن، جستجو برای یافتن اطلاعات مورد نیازشان و آزادی بیان دفاع می کند. و در نهایت تمامی فعالیت های برون سپاری باید دارای سازگاری با سیاست های انجمن کتابداری امریکا باشد. این انجمن از کتابخانه ها به عنوان موسساتی دموکراتیک که به همه ی افراد در هر سن، میزان درآمد و نژاد خدمات ارائه کرده و اطلاعات مورد نیاز افراد جامعه برای زندگی، یادگیری، حکومت و کار را در اختیارشان قرار می‌دهد حمایت می کند.

بنابراین، تصمیم به برون سپاری کاری سخت است که می تواند کارمندان کتابخانه و کیفیت خدمات ارائه شده را تحت تأثیر قرار دهد. دلیل این امر می تواند تغییرات و یا انفصال از خدمت باشد. اما در نهایت می توان تسکین مالی برای آن ها فراهم کرد. نیازهای کتابخانه باید مورد توجه قرار بگیرد. هنگامی که بر اثر برون سپاری بر کیفیت خدمات کتابخانه نظر می افکنیم، هیچ دلیل صریح و مستقیمی مبنی بر بی کیفیتی دیده نمی شود. در صورت مشاهده ی این امر، کتابخانه می تواند اقدام به برقراری ارتباط برای بهبود کیفیت کرده ویا سازمان خدمات دهنده اش را تغییر دهد.

بنابراین طبق گفته های وایت[5](2000) می توان نتیجه گرفت که «وظایف زائد بسیاری در کتابخانه ها وجود دارند که می توان بدون فدا کردن لوازم ضروری حرفه ی کتابداری آنها را برون سپاری کرد. اما در صورتی که انجام این امر سبب تعطیلی کامل یک بخش و یا فعالیت محوری کتابخانه شود پا از خطوط قرمز فراتر گذاشته شده است. وظیفه کتابداران و مدیران کتابخانه ها این است که سعی در پرورش وظایفی داشته باشیم که به لزوم و ضرورتشان باور داریم. در غیر این صورت حرفه کتابداری ارزش های محوری اش را از دست داده و در برابر تغییرات آسیب پذیر خواهد شد.

گورمن[6]، در سال 1995 در تحقیق خود، فساد فهرستنویسی معتقد است که برون سپاری فهرست نویسی به بنیان‌های اساسی کتابداری و اطلاع رسانی آسیب می زند. ویلسون[7] در سال 1995 در تحقیقی که درباره کتابخانه هاف‌جکسون[8] دانشگاه استنفورد انجام داد به این نتیجه رسید که یافته ها از رضایت کتابداران از نتیجه برون سپاری خدمات فراهم آوری و تکثیر حکایت دارد. دانکل[9]، در سال 1996 نیز بر این باور است که فهرست نویسی به وسیله پیمانکاران می تواند صحت و یکدستی پیشینه های فهرست نویسی را افزایش دهد.

بری[10]  در سال 1998 در «مجله کتابداری» نبود معیار های کمی برای ارزیابی خدمات برون سپاری را خاطر نشان می سازد و می نویسد که کاهش هزینه ها تنها مسئله مطرح در برون سپاری خدمات نیست بلکه باید کیفیت خدمات نیز مورد توجه باشد. دوبرلی[11] در سال 1998 به شدت از برون سپاری حمایت کرده و آن را در بازدهی کتابخانه ها و ارتقاء کیفیت کتابخانه ها در مقابل کاهش بودجه ها مؤثر دانسته است. در مقابل افرادی که طرفدار برون سپاری خدمات کتابخانه و اطلاع رسانی هستند، افرادی نیز نسبت به این امر تردید دارند و به ویژه خطرات افراط در این زمینه را یادآور می شوند. شومان[12] در سال 1998 رئیس پیشین انجمن کتابداران آمریکا، پس از تحقیقات فراوان از برون سپاری خدمات فنی انتقاد کرده و این کار را تهدیدی بر پایه های حرفه کتابداری دانسته است.

[1] – Dubberly

[2] – Gorman

[3] – Schuman

[4] – American Library Association

[5] – White

[6] – Gorman

[7] – Wilson

[8] – Hugh Jackson

[9] – Dunkle

[10] – Berry

[11] – Dubberly

[12] – Schuman