اولویت بندی و تاثیرات آن بر مدیریت زمان

اولویت بندی

به صورت روزانه و هفتگی کارهای خود را اولویت بندی کنید تا در زمان شما صرفه جویی شود.

استفاده از تفویض اختیار: از اصل تفویض اختیار در کارهای غیر ضروری همواره استفاده کنید و هیچ گاه سعی در تک روی در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره کسانی هستند که توانایی انجام صحیح کارهای مورد نظر شما را دارا می باشند. پس بعضی از کارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور کم اهمیت نکرده و صرفاً به امور کلیدی بپردازید. از انجام کارهای تکراری بپرهیزید سعی در انجام امور تکراری نداشته باشید و سعی کنید کارهای تکراری را مانند کارهای کم اهمیت به دیگران واگذار کنید.

تعیین محدوده زمان: برای کارها و انجام آنها یک حداکثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده کار مورد نظر را تعطیل کرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه کار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدی موکول کنید.

سازماندهی سیستم ها

در انجام امور روزانه از سیستم های موجود و کارا استفاده کنید و سعی در تغییر سیستم ها از سیستم های سنتی به سیستم های جدید داشته باشید هرگز از یک سیستم قدیمی به دلیل عادت کردن به آن حمایت نکرده و همواره به دنبال سیستم های جدید و بهره ور باشید و برای انجام کارهای خود حتماً از یک الگوریتم استفاده کنید یعنی مراحل انجام کار را در لحظات بیکاری پیش خود مرور کرده و سعی کنید حالات منفی سیستم را نیز پیش بینی کرده و از قبل برای آن راه حلی بیندیشید و نه در موقع بروز این گونه از عوامل.

از انتظار بیهوده بپرهیزید

همواره در جلسات و قرار ملاقات ها به موقع حاضر شوید و از دیگران نیز چنین انتظار داشته باشید و مطمئن باشید که وقت اضافی برای هدر دادن ندارید و در صورت هدر رفتن این گونه از وقت ها دیگر قالب جایگزین نیستند و در انتها هیچ گاه فراموش نکنید زمان ارزشمندترین سرمایه برای هر فرد، گروه و سازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ عنوان قابل مقایسه نیست این سرمایه غیر قابل خریداری و نیز غیر قابل تولید است پس باید به خوبی از آن مراقبت محافظت به عمل آورد.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :      رابطه ی سلامت روانی با تصویرذهنی از خدا

مدیریت زمان احتیاج به تمرین و مهارت دارد یک فرمول خاص برای آن وجود نداشته و عواملی مانند ویژگی های شخصی فرد، نوع فعالیت، میزان ممارست و انگیزه داشتن برای انجام آن دخیل هستند در زیر یک دسته روش ارائه می شوند که یادگیری و انجام آنها با در نظر گرفتن خصوصیات فردی می تواند در استفاده بهینه از زمان نقش موثری داشته باشد باید تکرار کرد که این روشها با تمرین و ممارست باید در فرد و رفتار روزانه او نهادینه شده و جزئی از ویژگی های شخصی او گردد و این دست آوردی نیست که در یک یا دو روز حاصل شود.

  • تامل در چگونگی قرار دادن اولویت ها و هشیاری در تعبیر آن به مقتضیات
  • انجام دادن مرحله به مرحله وظایف و تکمیل یک یا حداکثر دو کار قبل از رفتن به کار دیگر
  • اشراف به کار و مصر بودن در دانستن اهداف و نتایج کاری که باید انجام گیرد
  • شناسایی محیط فرهنگ کار و هماهنگ کردن زمان بندی با واقعیات آن
  • به رسمیت شناختن فرایند کار، خود جایگاه سازمانی نقش اصولی در پیشبرد کارها دارد
  • بررسی مداوم از چگونگی استفاده از وقت و تشخیص نارسایی ها و راه های بهتر
  • از تجربه های خود و دیگران درس گرفتن شناسایی ویژگی های افرادی که با شما کار می کنند، البته به عنوان روانکاو
  • آمادگی برای هماهنگ کردن برنامه خدو با تغییراتی که پدید می آیند
  • با صداقت عمل کردن و اشراف به این اصل که یکی از علل هدر رفتن وقت دروغ گفتن است
  • تفویض اختیار و از دیگران خواستن که بعضی از کارهای شما را برایتان انجام دهند
  • یادگیری مهارت های تأثیرگذاری مثبت در افراد
  • پیش بینی مشکلات و آماده کردن خود برای رویارویی با آنها تقسیم کار

با تعیین زمان و مکان

برداشتن محدودیت های شخصی از جلوی راه خود

کار امروز را به فردا نیفکندن

تقویم را در محلی قابل رویت قرار دادن

همه چیز را مد نظر قرار دادن و از اطلاعات موجود بهترین استفاده را کردن

ادامه رشد و توسعه شخصی و متوقف نکردن آن

اینها مواردی هستند که فرد را قادر می سازد به این مرحله برسد که از مدیر ساده به رهبری قدم بگذارد

(کتاب مهارت های مدیریت زمان، حنیفه1389 )